Połącz tabele

W tym samouczku dowiesz się jak używać i na czym polega krok akcji 'Połącz tabele' na podstawie prostej apki do dzielenia wydatków na działy firmy.

1. Lista działów i tabela faktur

1.1

Stwórz nową listę o nazwie 'DZIALY_FIRMY' z jedną kolumną tekstową, którą nazwij 'Dzial'. W wiersze wpisz różne działy w firmie na przykład takie:

Zapisz listę.

1.2

Stwórz tabelę o nazwie 'LISTA_FAKTUR' i kolumnach: tekstowa 'ID', tekstowa 'Produkty' i walutowa 'Cena'. Zaimportuj dane z dołu strony do tej tabeli i zapisz.

2. Sekcje źródłowe

2.1

Jak powiązać sekcje i pola możesz dowiedzieć się tutaj .

Stwórz nową apkę i dodaj w niej tabelę o nazwie 'Dzialy', nagłówek kolumny A zmień na 'Działy', a typ kolumny B na przycisk wyboru. Powiąż tabelę z listą 'DZIALY_FIRMY', a kolumnę A z kolumną 'Dzial' (przeciągając z zakładki dane nazwę tabeli na nazwę sekcji i przeciągając kolumnę 'Dzial' na kolumnę A). Ustaw kolumnę B na edytowalną.

2.2

Stwórz nowy arkusz kalkulacyjny z dwoma komórkami i nazwij go 'ID'. W pierwszej komórce napisz 'Wybierz ID faktury', a drugą komórkę ustaw na edytowalną i powiąż z kolumną 'ID' z tabeli 'LISTA_FAKTUR' (przeciągając nazwę kolumny z zakładki dane, NIE przeciągaj nazwy tabeli 'LISTA_FAKTURY' na nazwę arkusza).

2.3

Stwórz nową tabelę o nazwie 'Dane_faktury', nazwij dwie pierwsze kolumny kolejno 'Produkt', 'Koszt'. Zmień typy trzech pierwszych kolumn na kolejno: tekst, waluta, przycisk wyboru. Powiąż tabelę z tabelą 'LISTA_FAKTUR', a kolumny 'Produkt' i 'Koszt' z kolumnami 'Produkty' i 'Cena'. Ustaw kolumnę C na edytowalną.

W zakładce właściwości tabeli 'Dane_faktury' ustaw widoczność tabeli formułą: '=if(isempty(ID.A2),false,true)'. W filtrze tabeli dopisz do formuły warunek 'ID=ID.A2' tak jak poniżej.

Dzięki temu po wybraniu ID faktury w arkuszu 'ID', tabela 'Dane_faktury' pojawi się z produktami i kosztami wybranej faktury.

3. Sekcja wynikowa

Stwórz nową tabelę o nazwie 'Podzial_kosztow' z 5 kolumnami i zmień nagłówki kolumn na kolejno: 'Działy', 'Produkt', 'Procent przypadający na ten dział', 'Koszt przypadający na ten dział' i 'Koszt', a ich typy na kolejno: tekst, tekst, procent, waluta i waluta.  Ustaw wszystkie komórki na edytowalne oprócz kolumny D, w której wpisz formułę '=C*E'. Ustaw kolumnę E na niewidzialną. Zaznacz opcję modyfikacji wierszy.

Będzie to tabela, w której będziesz mógł ustalić ile procent danego kosztu musi ponieść dany dział.

4. Przycisk (możesz ten sam efekt otrzymać używając przycisku akcji Workflow i tworząc akcję od stanu startowego do samego siebie)

4.1

Stwórz przycisk i nadaj mu nagłówek 'Podziel koszty na działy'. Dodaj akcję Połącz tabele i uzupełnij parametry akcji tak jak poniżej.

Dzięki tej akcji w tabeli 'Podzial_kosztow' pojawią się wybrane dane z tabel 'Dzialy' i 'Dane_faktury'.

4.2

Dodaj dwie kolejne akcje 'Zresetuj edytowalną komórkę' do tego przycisku. W jednej jako parametr wpisz kolumnę 'Dzialy.B', a w drugiej kolumnę 'Dane_faktury.C'.

Umożliwi to ponowne wybranie działów i produktów do podzielenia kosztów.

5. Formatowanie warunkowe (krok opcjonalny)

5.1

Stwórz arkusz kalkulacyjny, w którym przygotuj trzy style, kolejno je zapisz jako: 'Dobrze', 'Brakuje' i 'Duzo'.

5.2

W tabeli 'Dane_faktur' ustaw widoczność kolumny D na false, ustaw typ tej kolumny na walutę i wpisz formułę w tej kolumnie: '=sumif(PODZIAL_KOSZTOW.B,value=A,PODZIAL_KOSZTOW.D)'

Formuła sumif sumuje dane kiedy podany warunek jest spełniony, więcej o SumIf. W tym przypadku formuła wybiera odpowiednie wiersze z tabeli 'Podzial_kosztow' porównując nazwę produktu w tabeli 'Podzial_kosztow' z tabelą 'Dane_faktury', a następnie sumuje 'Koszty przypadające na ten dział' dla tych wierszy.

5.3

Przejdź z powrotem do kolumny C tabeli 'Podzial_kosztow' i w zakładce właściwości kolumny ustaw styl na wylicz styl używając formuły. W polu Formuła stylu wpisz formułę: =if(nth(DANE_FAKTURY.D,find(DANE_FAKTURY.A,PODZIAL_KOSZTOW.B))=E,'Dobrze',nth(DANE_FAKTURY.D,find(DANE_FAKTURY.A,PODZIAL_KOSZTOW.B))>E,'Duzo','Brakuje')

Formuła kolejno:

• wyszukuje nazwę produktu z kolumny B tabeli 'Podzial_kosztow' w kolumnie A tabeli 'Dane_faktury' i podaje numer pozycji tego produktu przy użyciu formuły find
• zwraca wartość z kolumny D tabeli 'Dane_faktury' na pozycji, zwróconej przez formułę find, przy pomocy formuły nth
• sprawdza czy uzyskana wartość jest równa wartości kolumny E tabeli 'Podzial_kosztow', jeśli tak komórka będzie w stylu 'Dobrze'; jeśli nie - sprawdza czy uzyskana wartość jest większa od wartości kolumny E tabeli 'Podzial_kosztow', jeśli tak komórka będzie w stylu 'Duzo', jeśli nie komórka będzie w stylu 'Brakuje' ; to wszystko przy pomocy funkcji if

6. Test

6.1

Zapisz apkę i otwórz podgląd. Powinieneś zobaczyć:

6.2

 Wybierz ID faktury z listy rozwijanej. Powinna się pojawić tabela z produktami i ich kosztami z tej faktury.

6.3

Zaznacz wiersze z produktami i kosztami, które chcesz podzielić oraz wybierz na, które działy chcesz je podzielić, zaznaczając przyciski wyboru przy tych wierszach, a następnie naciśnij przycisk. W tabeli poniżej powinny się pokazać połączone dane w jej wierszach.

6.4

W kolumnie wpisz procenty udziałów w danym koszcie. Na początku zrób to poprawnie, a potem popełnij umyślnie błąd przy wpisywaniu procentów, tak jak poniżej. Komórki powinny odpowiednio zmieniać kolor, kiedy jest poprawnie, za dużo i za mało.

6.5

Możesz również wybrać inną fakturę, wybrać od nowa produkty i działy i nacisnąć przycisk. Nowe wiersze z odpowiednimi danymi powinny się pojawić.