Połącz tabele

W tym samouczku dowiesz się jak używać i na czym polega krok akcji 'Połącz tabele' na podstawie prostej apki do dzielenia wydatków na działy firmy.

1. Lista działów i tabela faktur

1.1

Aby utworzyć listę, najpierw przejdź do designer-a, a następnie utwórz nową listę o nazwie "DZIALY_FIRMY". Po otwarciu listy, kliknij ikonę "+" i dodaj kolumnę tekstową -"Dzial". 

 Po wprowadzeniu nazwy kolumny kliknij przycisk "Zastosuj", a następnie "Zapisz kolumny".

Uzupełnij listę, wpisując różne działy w firmie, takie jak Administracja, Biuro rachunkowe, Dział promocji, HR, IT, Marketing, Obsługa klienta.

1.2

Kolejnym krokiem jest stworzenie tabeli o nazwie "LISTA_FAKTUR". W tabeli dodaj kolumny: tekstową o nazwie "ID", tekstową o nazwie "Produkty" oraz kolumnę walutową o nazwie "Cena". Po wprowadzeniu tych kolumn zapisz tabelę i wypełnij ją odpowiednimi danymi.

2. Sekcje źródłowe

2.1

Jak powiązać sekcje i pola możesz dowiedzieć się tutaj .

Stwórz apkę i dodaj w niej tabelę o nazwie "DZIALY", nagłówek kolumny A zmień na "Działy", a typ kolumny B na przycisk wyboru. Powiąż tabelę z listą "DZIALY_FIRMY", a kolumnę A z kolumną "Dzial" (przeciągając z zakładki dane nazwę tabeli na nazwę sekcji i przeciągając kolumnę "Dzial" na kolumnę A). Ustaw kolumnę B na edytowalną.

2.2

Stwórz nowy arkusz kalkulacyjny z dwoma komórkami i nazwij go "ID". W pierwszej komórce napisz "Wybierz ID faktury", a drugą komórkę ustaw na edytowalną i powiąż z kolumną "ID" z tabeli "LISTA_FAKTUR" (przeciągając nazwę kolumny z zakładki dane, NIE przeciągaj nazwy tabeli "LISTA_FAKTURY" na nazwę arkusza).

2.3

Stwórz nową tabelę o nazwie 'Dane_faktury', nazwij dwie pierwsze kolumny kolejno "Produkt", "Koszt". Zmień typy trzech pierwszych kolumn na kolejno: tekst, waluta, przycisk wyboru. Powiąż tabelę z tabelą 'LISTA_FAKTUR', a kolumny 'Produkt' i 'Koszt' z kolumnami 'Produkty' i 'Cena'. Ustaw kolumnę C na edytowalną. Dodaj modyfikację wierszy.

W zakładce właściwości tabeli 'Dane_faktury' ustaw widoczność tabeli formułą: =if(isempty(ID.A2),false,true). W filtrze tabeli dopisz do formuły warunek 'ID=ID.A2' tak jak poniżej.

Dzięki temu po wybraniu ID faktury w arkuszu 'ID', tabela "Dane_faktury" pojawi się z produktami i kosztami wybranej faktury.

3. Sekcja wynikowa

Stwórz nową tabelę o nazwie "Podzial_kosztow" z 5 kolumnami i zmień nagłówki kolumn na kolejno: "Działy", "Produkt", "Procent przypadający na ten dział", "Koszt przypadający na ten dział" i "Koszt", a ich typy na kolejno: tekst, tekst, procent, waluta i waluta.  Ustaw wszystkie komórki na edytowalne oprócz kolumny D, w której wpisz formułę '=C*E'. Ustaw kolumnę E na niewidoczną.

Zaznacz opcję modyfikacji wierszy.

Będzie to tabela, w której będziesz mógł ustalić ile procent danego kosztu musi ponieść dany dział.

4. Przycisk (możesz ten sam efekt otrzymać używając przycisku akcji Workflow i tworząc akcję od stanu startowego do samego siebie)

4.1

Stwórz przycisk i nadaj mu nagłówek "Podziel koszty na działy". Dodaj akcję Połącz tabele i uzupełnij parametry akcji tak jak poniżej.

Dzięki tej akcji w tabeli 'Podzial_kosztow' pojawią się wybrane dane z tabel 'Dzialy' i 'Dane_faktury'.

4.2

Dodaj dwie kolejne akcje "Zresetuj edytowalną komórkę" do tego przycisku. W jednej jako parametr wpisz kolumnę "Dzialy.B", a w drugiej kolumnę "Dane_faktury.C".

Umożliwi to ponowne wybranie działów i produktów do podzielenia kosztów.

5. Formatowanie warunkowe (krok opcjonalny)

5.1

Stwórz arkusz kalkulacyjny, w którym przygotuj trzy style, kolejno je zapisz jako: 'Dobrze', 'Brakuje' i 'Duzo'. Widoczność ustaw na =false.

Należy pamiętać, że nazwy nagłówków w tabelach muszą być takie same.

5.2

W tabeli "Dane_faktur" ustaw widoczność kolumny D na false, ustaw typ tej kolumny na walutę i wpisz formułę w tej kolumnie: =sumif(PODZIAL_KOSZTOW.B,value=A,PODZIAL_KOSZTOW.D)

Formuła sumif sumuje dane kiedy podany warunek jest spełniony, więcej o SumIf. W tym przypadku formuła wybiera odpowiednie wiersze z tabeli 'Podzial_kosztow' porównując nazwę produktu w tabeli 'Podzial_kosztow' z tabelą 'Dane_faktury', a następnie sumuje 'Koszty przypadające na ten dział' dla tych wierszy.

5.3

Przejdź z powrotem do kolumny C tabeli "Podzial_kosztow" i w zakładce właściwości kolumny ustaw styl na wylicz styl używając formuły. W polu Formuła stylu wpisz formułę: =if(nth(DANE_FAKTURY.D,find(DANE_FAKTURY.A,PODZIAL_KOSZTOW.B))=E,'Dobrze',nth(DANE_FAKTURY.D,find(DANE_FAKTURY.A,PODZIAL_KOSZTOW.B))>E,'Duzo','Brakuje')

Formuła kolejno:

• wyszukuje nazwę produktu z kolumny B tabeli 'Podzial_kosztow' w kolumnie A tabeli 'Dane_faktury' i podaje numer pozycji tego produktu przy użyciu formuły find
• zwraca wartość z kolumny D tabeli 'Dane_faktury' na pozycji, zwróconej przez formułę find, przy pomocy formuły nth
• sprawdza czy uzyskana wartość jest równa wartości kolumny E tabeli 'Podzial_kosztow', jeśli tak komórka będzie w stylu 'Dobrze'; jeśli nie - sprawdza czy uzyskana wartość jest większa od wartości kolumny E tabeli 'Podzial_kosztow', jeśli tak komórka będzie w stylu 'Duzo', jeśli nie komórka będzie w stylu 'Brakuje' ; to wszystko przy pomocy funkcji if

6. Test

6.1

Zapisz apkę i otwórz podgląd. Powinieneś zobaczyć:

6.2

 Wybierz ID faktury z listy rozwijanej. Powinna się pojawić tabela z produktami i ich kosztami z tej faktury.

6.3

Zaznacz wiersze z produktami i kosztami, które chcesz podzielić oraz wybierz na, które działy chcesz je podzielić, zaznaczając przyciski wyboru przy tych wierszach, a następnie naciśnij przycisk. W tabeli poniżej powinny się pokazać połączone dane w jej wierszach.

6.4

W kolumnie wpisz procenty udziałów w danym koszcie. Na początku zrób to poprawnie, a potem popełnij umyślnie błąd przy wpisywaniu procentów, tak jak poniżej. Komórki powinny odpowiednio zmieniać kolor, kiedy jest poprawnie, za dużo i za mało.

6.5

Możesz również wybrać inną fakturę, wybrać od nowa produkty i działy i nacisnąć przycisk. Nowe wiersze z odpowiednimi danymi powinny się pojawić.