W tym samouczku dowiesz się jak używać i na czym polegają automatyczne akcje Workflow na podstawie prostej apki do zatwierdzania wydatków.
Koncepcja: Celem tutoriala jest stworzenie apki, w której pierwszy użytkownik wypełnia raport związany z jakimś wydatkiem, a potem wysyła go do swojego przełożonego, który może wydatek zatwierdzić lub odrzucić. Jeśli przełożony w określonym czasie nie wykona akcji (na przykład z powodu nieobecności), to raport ma trafić do jego przełożonego (przełożonego przełożonego). Kiedy apka w końcu trafi do osoby, która nie ma przełożonego, to raport zostanie odrzucony.
1. Lista pracowników i przełożonych
Stwórz nową listę i nazwij ją 'PRACOWNICY'. Będzie ona zawierała nazwy i identyfikatory pracowników i ich przełożonych. Nazwij kolumny tak jak poniżej i wypełnij komórki swoimi danymi i danymi osób, z którymi pracujesz.
ID - typ tekst
NAZWA - typ tekst
PRZELOZONY - typ tekst
ID_PRZELONEGO - typ tekst
2. Raport z wydatków
2.1
Stwórz nową aplikację i dodaj w niej arkusz kalkulacyjny z dwoma kolumnami, który nazwij 'DANE_WYDATKU'. W pierwszej kolumnie wpisz kolejno 'Nazwa produktu:', 'Cena za szt.:', 'Liczba produktów:', 'Całkowity koszt:' i 'krótka notka'.
W drugiej kolumnie ustaw wszystkie komórki oprócz B4 na edytowalne, komórkom B2 i B4 ustaw typ na walutę, a komórce B3 - na liczbę. W komórce B4 wpisz formułę =B2*B3 tak jak poniżej.
2.2
Dodaj nową sekcję typu załącznik, zmień jej nazwę na 'zalaczniki' oraz zmień nagłówek na 'Załącz fakturę lub paragon'.
2.3
Dodaj widget akcji workflow.
3. Sekcje pomocnicze
3.1
Dodaj nowy arkusz kalkulacyjny z dwiema kolumnami (nazwij UZYTKOWNIK) i w pierwszej kolumnie wpisz kolejno: 'ID:', 'Nazwa:', 'Przełożony:' i 'ID PRZEŁOŻONEGO:'. Powiąż tą sekcję z listą 'PRACOWNICY' i powiąż odpowiednio każdą komórkę z drugiej kolumny z odpowiednia kolumną z listy, tak jak poniżej (przeciągając z zakładki dane nazwę listy na nazwę sekcji i przeciągając odpowiednie kolumny na odpowiednie komórki).
3.2
Dodaj kolejny arkusz kalkulacyjny o nazwie ID i jednej komórce. W komórkę wpisz formułę '=currentuserid()', która zwraca ID użytkownika, który otworzył apkę.
3.3
Wróć z powrotem do sekcji 'UZYTKOWNIK' i wejdź w zakładkę właściwości. W opcji filtr wpisz formułę =lookup(PRACOWNICY,ID=ID.A1), w ten sposób w sekcji pojawią się dane użytkownika, który otworzył apkę. Ustaw tryb odświeżania na - Zawsze.
Ustaw widoczność obu sekcji na 'FALSE'.
4. Workflow
4.1
Przejdź do zakładki Workflow. Stwórz trzy stany i nazwij je: 'Do zaakceptowania', 'Zaakceptowane' i 'Odrzucone'. Połącz je akcjami 'Wyślij do przełożonego', 'Akceptuj' i 'Odrzuć' tak jak poniżej.
Na akcji 'Wyślij do przełożonego' ustaw akcję 'Ustaw edytowalność sekcji', jako sekcję wpisz 'DANE_WYDATKU', a edytowalność ustaw na FALSE. Teraz kiedy pierwszy użytkownik wypełni dane na temat wydatku, następna osoba nie będzie mogła ich zmienić.
4.2
Stwórz dwie kolejne akcje ze stanu Do zaakceptowania, jedna z powrotem do stanu Do zaakceptowania, a druga do stanu Odrzucone. Nazwij je kolejno Wyślij do przełożonego i Odrzuć. Ustaw ich widoczność na FALSE.
4.3
Na akcji Wyślij do przełożonego (ta, która idzie w kółko) wpisz warunek wykonania: =IF(ISEMPTY(UZYTKOWNIK.B4),FALSE,TRUE).
Ta formuła sprawi, że tylko kiedy dana osoba ma przełożonego, akcja zostanie wykonana (B4 to komórka z ID przełożonego, a sprawdzamy czy ta komórka jest pusta).
Ustaw tą akcję na automatyczną, a czas wykonania na =ADDMINUTES(NOWUTC(),5) (formuła ADDMINUTES dodaje minuty do czasu podanego w nawiasie, a formuła NOWUTC zwraca aktualny czas UTC).
Dzięki tej formule jeśli edytor w tym stanie nie wykona żadnej akcji, akcja 'wyślij do przełożonego' wykona się sama po 5 minutach.
W tej akcji 'Na wejściu' ustaw dwa kroki akcji:
- krok akcji 'Dodaj edytorów' lub 'Ustaw edytorów', w edytorów wpisz '=uzytkownik.B4'
- krok akcji 'Ustaw wartość w komórce', jako adres komórki wpisz 'ID.A1', a wartość '=uzytkownik.B4'
Dzięki tym wszystkim ustawieniom tej akcji, jeśli osoba nie zaakceptuje lub nie odrzuci na czas raportu, to raport zostanie automatycznie wysłany do przełożonego tej osoby, jeśli ten przełożony nie wykona akcji na czas to raport trafi do przełożonego przełożonego i tak dalej dopóki nie znajdzie się osoba, która nie ma przełożonego.
4.4
Przejdź do akcji 'Odrzuć' (tej, która ma ustawioną widoczność na 'FALSE'). Ustaw jej warunek wykonania '=ISEMPTY(UZYTKOWNIK.B4)', ta akcja zostanie wykonana kiedy dana osoba nie ma przełożonego.
Ustaw tą akcję na automatyczną, a czas wykonania taki sam jak w akcji 'wyślij do przełożonego' - '=ADDMINUTES(NOWUTC(),5)'.
Teraz jeśli edytorem apki jest osoba nie mająca przełożonego, to po upływie 5 minut raport z wydatku zostanie automatycznie odrzucony.
5. Test
Sprawdźmy jak apka działa. Ustaw siebie jako twórcę draftu i zapisz apkę. Otwórz apkę i wypełnij dane na temat jakiegoś wydatku, a następnie naciśnij przycisk wyślij do przełożonego.
Apka teraz zmieni swojego edytora na twojego przełożonego, a przełożonemu wyświetli się w Inbox zadanie.
Przełożony po otwarciu apki może zaakceptować lub odrzucić raport, ale jeśli tego nie zrobi w przeciągu 5 minut, apka automatycznie zmieni swojego edytora na przełożonego przełożonego.
I tak w kółko dopóki ktoś nie wykona akcji albo apka nie dojdzie do osoby bez przełożonego, wtedy apka automatycznie przejdzie do stanu 'odrzucone'.
0 Komentarze