Jak wzbogacić workflow?

W tym samouczku dowiesz się jak korzystać z niektórych kroków akcji workflow aby twoje apki były wygodniejsze w użyciu i spełniały więcej funkcji.

Dowiesz się m.in jak korzystać z załączników w aplikacji i wysyłać maile. 

Zobaczysz działanie tych kroków na bazie aplikacji do tworzenia umów o pracę. 

1.Projekt

1.a

Dodaj nowy arkusz kalkulacyjny i nazwij go dane_umowy. W jednej kolumnie będą nazwy rubryk do wypełnienia, a w druga kolumna będzie wypełniana odpowiednimi informacjami. Ustaw komórki kolumny B jako edytowalne. 

Screen_Shot_09-28-18_at_12.45_PM.PNG

1.b

Dodaj widżet załączników oraz widżet akcji workflow. Nazwij te sekcje odpowiednio: zalaczniki i akcje.

1.c

Dodaj jeszcze sekcję arkusza kalkulacyjnego z dwoma kolumnami i nazwij ją 'dane'. Wpisz tam adresy email osób które będą odpowiednio: zlecały napisanie umowy, tworzyły treść umowy oraz zatwierdzały jej ostateczną wersję. Ukryj tę sekcję a w trybie ukrywania wybierz opcję 'brak danych'.

Screen_Shot_09-28-18_at_12.49_PM.PNG

2.Workflow- schemat

Będziesz potrzebował trzech stanów - 'tworzenie treści', 'sprawdzanie' oraz 'zatwierdzona'.

  •  od startu do stanu 'tworzenie treści' poprowadź akcję 'wyślij dane'
  • Od stanu 'tworzenia treści' poprowadź akcję 'zapisz zmiany' zwracającą do tego stanu 
  • od stanu 'tworzenie treści' do 'sprawdzanie' utwórz akcję 'wyślij do zatwierdzenia' 
  • akcję odwrotną 'odeślij do poprawy' poprowadź od 'sprawdzenia' do 'tworzenia treści'
  • ostatnią akcję poprowadź od 'sprawdzenia' do 'zatwierdzona' i nazwij ją 'zatwierdź'

Screen_Shot_09-28-18_at_01.03_PM.PNG

3.Kroki akcji

a) dodaj edytorów

Dodaj ten krok akcji na wejściu do stanu 'tworzenie treści' oraz na wejściu do stanu 'sprawdzanie'. W 'tworzeniu treści' jako edytora dodaj osobę która będzie przygotowywała tekst umowy a w 'sprawdzaniu' osobę która zlecała przygotowanie umowy a potem ją sprawdzi. Skorzystaj z tego że w sekcji 'dane' umieściłeś adresy email tych osób.

Screen_Shot_09-28-18_at_01.56_PM.PNG

b) odśwież stronę

Dodaj ten krok akcji po workflow do akcji 'zapisz zmiany'. Dzięki niemu edytor tworzący umowę będzie mógł wprowadzać zmiany bez konieczności ponownego wchodzenia do apki - domyślnie po wykonaniu takiej akcji bez tego kroku edytor wróciłby do strony głównej.

c) Ustaw tytuł zadania

Jest to krok akcji który pozwala na dopisanie polecenia, b. krótkiego tekstu do wyświetlającej się u kogoś lub u nas apki. Dodaj ten krok akcji w trzech miejscach: do akcji 'wyślij dane', na wejściu do stanu 'sprawdzanie' oraz do akcji 'odeślij do poprawy'.

Wyświetlaną treść musimy przekazać w opcjach kroku akcji przy pomocy formuły 'concat'. Jest to formuła łącząca pojedyncze wyrazy wpisane ręcznie z tymi z sekcji  w ciąg wyrazów który jest wyświetlany.

Jeżeli chcemy aby wyświetlane wyrazy były oddzielone spacją musimy w formule wpisać ' ' jako znak odstępu. 

W tekście tytułu umieszczamy imię i nazwisko zatrudnianej osoby.

Screen_Shot_09-28-18_at_03.02_PM.PNG

Screen_Shot_09-28-18_at_03.02_PM_001.PNG

d) wyślij email

Dodaj ten krok akcji na wejściu do stanu 'tworzenie treści'. Pozwala on na wysłanie maila z poziomu aplikacji w ustalonym terminie i/ lub po spełnieniu warunku. W naszej sytuacji będzie to wysłanie edytorowi maila jeżeli od czasu polecenia mu przygotowania umowy minęły dwa tygodnie a aplikacja dalej jest w stanie 'tworzenie treści'. To, że jest ona w takim stanie oznacza, że edytor mimo upływu dwóch tygodni nie przesłał nam jeszcze gotowej umowy.

Aby taki mail został wysłany musimy uzupełnić rubryki tego kroku akcji tak jak poniżej. 

Screen_Shot_09-28-18_at_02.17_PM.PNG

=ADDDAYS(nowutc(),14)

=CURRENTSTATE()='tworzenie treści'

Formuła adddays() to formuła która do danego terminu - w naszym przypadku czasu obecnego dodaje wybraną przez nas ilość dni. 

Formuła nowutc() to formuła zwracająca obecny czas ważny dla każdego miejsca niezależnie od strefy czasowej.

Formuła currentstate() zwraca nazwę stanu w którym obecnie znajduje się apka.  

e) ustaw edytowalność sekcji 

 Ten krok akcji determinuje możliwość edytowania danej sekcji, w przypadku tej apki sekcji z załącznikami. Dodaj go na wejściu do 'tworzenia treści' i w opcjach wybierz sekcję z załącznikami, a potem wpisz =true w 'edytowalna'. To samo zrób na wejściu do 'sprawdzania' i wpisz =false.

Dzięki temu osoba sprawdzająca umowę będzie mogła ją pobrać i przeczytać ale nie będzie w stanie modyfikować żadnych załączników.

 

4.Test

Dodaj twórców aplikacji, zapisz i sprawdź jak całość działa uruchamiając apkę. 

 Screen_Shot_09-28-18_at_03.14_PM.PNG

Czy ten artykuł był pomocny?
Liczba użytkowników, którzy uważają ten artykuł za przydatny: 0 z 0
Masz więcej pytań? Wyślij zgłoszenie

0 Komentarze

Komentarze do artykułu są zablokowane.
Oparte na technologii Zendesk