Jak używać KPI?

W tym samouczku dowiesz się jak można używać KPI(Key Process Indicators).

Aby to pokazać stworzymy prostą aplikację do planowania ofert promocyjnych. Jedna osoba będzie ustalała budżet oraz to, na który miesiąc przypada oferta a druga osoba ustali koszty przeprowadzenia takiej oferty. Będziemy mieli zatem 3 KPI - miesiąc, budżet oraz koszt.

1.Sekcja KPI

1.a

Na początek stwórz nową sekcję arkusza kalkulacyjnego. W niej będziemy ustalali nasze KPI. Sekcja powinna mieć trzy kolumny. Wypełnij ją tak jak poniżej.

1.b

Komórkę C1 ustaw jako edytowalną oraz zrób z niej listę rozwijaną. Elementami powinny być nazwy miesięcy: =array('styczeń','luty','marzec','kwiecień','maj','czerwiec','lipiec','sierpień','wrzesień','październik','listopad','grudzień').

Komórkę C2 ustaw jako edytowalną. Komórkom C2 i C3 nadaj typ 'waluta'.

1.c

Teraz nadaj aplikacji KPI. Możesz to zrobić w zakładce info. Wpisz nazwy dla KPI oraz Pola w których będą się znajdowały - komórki kolumny C w sekcji 1.

2.Formularz promocji

2.a

Dodaj nową sekcję arkusza kalkulacyjnego. Powinna mieć trzy kolumny. Nazwij arkusz 'oferta'. W pierwszej kolumnie wpisz kolejno: nazwa promocji, krótki opis, szczegóły. Dwie pozostałe kolumny są przeznaczone do wypełnienia tych kategorii dla dwóch promocji. Ustaw wszystkie komórki kolumn B i C jako edytowalne.

2.b

Dodaj nowy widżet tabeli która podsumuje wydatki na wprowadzenie danej oferty promocyjnej. Powinna mieć 5 kolumn. Zmień nazwę tej tabeli na 'koszty_promocji' i zaznacz opcję 'Modyfikacja wierszy'. Nazwij ich nagłówki kolejno: 

2.c

Wszystkie kolumny poza ostatnią wybierz jako edytowalne. Z kolumny B zrób listę rozwijaną a za elementy przyjmij nazwy dwóch promocji.

Dla kolumn C, D i E wybierz - typ waluta.

W kolumnie E wpisz formułę =C*D.

2.d

Wróć na chwilę do sekcji 1. Skoro trzecim z naszych KPI ma być koszt promocji to ustali się na podstawie sumy kosztów całkowitych wpisanych do tabeli. Musimy zatem dopisać tę sumę w polu C3 sekcji 1:

=sum(KOSZTY_PROMOCJI.E)

3.Workflow

3.a

Dodaj widżet akcji workflow. Więcej o Workflow w tutorialu i artykule.

Dodaj dwa kroki akcji : 'przekaż' i 'wyślij' oraz dwa stany 'przekazano do uzupełnienia' i 'wysłano'.

Na wejściu do stanu 'przekazano do uzupełnienia' dodaj dwa kroki akcji 'dodaj edytorów' oraz 'ustaw edytowalność sekcji'. W pierwszym jako edytora dodaj osobę która będzie wypełniała formularz promocji po ustaleniu przez Ciebie budżetu i miesiąca. W drugim wpisz section1 oraz edytowalność false.

Ten krok akcji sprawi, że edytor nie będzie mógł edytować sekcji z KPI mimo, że będzie ją widział.

Dzięki temu osoba ustalająca szczegóły promocji nie będzie mogła zmienić np. budżetu promocji który jest KPI.  

Na koniec dodaj twórców aplikacji (zakładka info) i zapisz zmiany.

4.Jak to działa?

Przetestujmy teraz jak działa aplikacja.

Osoba zlecająca promocję ustala miesiąc i budżet dla promocji.

Teraz apka trafia do edytora który uzupełni szczegóły promocji i ustali jej koszt. Jak widać poniżej koszt jest na razie nieustalony.

Edytor otwiera apkę i może ją wypełnić.

Wypełnia szczegóły promocji.

Teraz koszty promocji zostały policzone i wartość KPI koszt_promocji się zmieniła. Ta zmiana oraz szczegóły promocji są także widoczne u osoby która zleciła promocje. 

5.Wyszukiwanie po KPI

Kiedy masz kilka ofert możesz w prosty sposób znaleźć konkretną na podstawie wartości KPI. Możesz też znaleźć apkę na podstawie nazwy KPI.