Od wersji 2.2 istnieje możliwość wprowadzenia integracji z usługą Office 365, co umożliwia łatwe zarządzanie plikami oferowanymi przez tę usługę. W aplikacji będziemy mieli możliwość tworzenia plików i katalogów, przenoszenia plików do katalogów, nadawania uprawnień do plików oraz pobierania plików.
Po włączeniu funkcji Office 365 Files w panelu administracyjnym, zostaną dodane nowe kroki akcji w workflow związane z plikami Office 365. Dzięki nim będziemy mieć dostęp do operacji na plikach.
Włączenie integracji z Office 365
Aby włączyć integrację z Office 365, należy przejść do:
Panelu administracyjnego -> Zewnętrzne źródła danych
Następnie rozwinąć listę 'Wybierz, które źródło danych chcesz skonfigurować' i wybrać z listy Office 365.
Po wprowadzeniu danych zaznaczyć checkbox-a - włączony
Po prawidłowym włączeniu Office 365 w designerze w workflow powinny pojawić się dodatkowe kroki akcji oraz formuły OFFICE365_GET_FILES oraz OFFICE365_GET_FILE_PERMISSIONS.
KROKI AKCJI W WORKFLOW
1) Office 365 - Prześlij plik
Jest to krok, który umożliwia wysłanie nowego pliku lub nadpisanie istniejącego już pliku.
Krok akcji: Office 365 - Prześlij plik
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Nazwa załącznika (typ: tekst): nazwa załącznika w apce
Docelowa nazwa (typ: tekst): nazwa pliku, którą chcesz nadać, która będzie widoczna w Office 365
Adres na Id pliku (typ: tekst): jest to adres komórki, w którym po stworzeniu pliku wyświetli się ID pliku Office 365
Id pliku do nadpisania (typ: tekst) (argument opcjonalny): jest to ID pierwotnego pliku Office 365, który chcemy nadpisać
Office 365 - Prześlij plik
2) Office 365 - Dodaj uprawnienia
Możemy nadać uprawnienia edytorów lub czytelników do plików w Office 365, decydując, kto może modyfikować zawartość a kto może jedynie przeglądać dokumenty.
Krok akcji: Office 365 - Dodaj uprawnienia
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Id pliku (typ: tekst): jest to ID pliku, któremu chcemy nadać uprawnienia
Edytorzy (typ: tekst): tablica emaili użytkowników, którzy mają mieć uprawnienia do edycji pliku
Czytelnicy (typ: tekst): tablica emaili użytkowników, którzy mają mieć uprawnienia do wyświetlenia pliku
Usuń poprzednie (typ: wartość logiczna)(argument opcjonalny): jeżeli wpiszemy wartość TRUE, to po wpisaniu nowych edytorów i czytelników, poprzedni tracą swoje uprawnienia. W przypadku wpisaniu wartości FALSE, poprzedni edytorzy i czytelnicy zachowują swoje uprawnienia.
3) Office 365 - Utwórz nową wersję
Tworzy nową wersję pliku
Krok akcji: Office 365 - Utwórz nową wersję
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Id pliku (typ: tekst) - jest to ID pliku, któremu chcemy nadać nową wersję
Komentarz (typ: tekst) - jest to komentarz, jaki wyświetli się do nowej wersji pliku
4) Office 365 - Utwórz katalog
Tworzy nowy katalog w folderze głównym albo w innym już istniejącym katalogu.
Krok akcji: Office 365 - Utwórz katalog
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Nazwa katalogu (typ: tekst): nazwa nowego katalogu
Id katalogu nadrzędnego (typ: tekst): w momencie kiedy chcemy utworzyć katalog w katalogu należy podać ID katalogu, w którym będzie znajdować się nowy katalog
Adres na Id katalogu (typ: tekst)(argument opcjonalny): adres komórki, do której zostanie wpisane ID stworzonego katalogu
5) Office 365 - Zmodyfikuj plik
Przenosi plik do wybranego katalogu lub zmienia mu nazwę.
Krok akcji: Office 365 - Zmodyfikuj plik
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Id pliku (typ: tekst): ID pliku, który chcemy przenieść do innego katalogu
Nowa nazwa (typ: tekst) (argument opcjonalny): nowa nazwa pliku
Przenieś do katalogu (typ: tekst)(argument opcjonalny): ID katalogu, do którego chcemy przenieść wybrany plik
6) Office 365 - Zapisz plik jako załącznik
Ściąga wybrany przez nas plik i dodaje go jako załącznik w apce.
Krok akcji: Office 365 - Zapisz plik jako załącznik
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Id pliku (typ: tekst): ID pliku Office 365
Nazwa załącznika (typ: tekst): nazwa pliku, pod jaką załącznik ma zostać zapisany w Qalcwise
Zapisz jako PDF (typ: wartość logiczna) (argument opcjonalny): po wpisaniu wartości True plik zostanie zapisany w formacie PDF. W przypadku wpisania wartości False plik zostanie zapisany formacie pierwotnym.
Adres na załącznik (typ: tekst): adres komórki lub sekcji, do której zostanie dodany załącznik
7) Office 365 - Ustaw uprawnienia z apki
Nadaje uprawnienia do edycji i odczytu do wskazanego pliku Office 365 dla edytorów i czytelników ustawionych w instancji apki w momencie wykonywania akcji. Należy zaznaczyć, że ten krok zadziała tylko w przypadku nadawania uprawnień pojedynczemu użytkownikowi, a nie grupie.
Krok akcji: Office 365 - Ustaw uprawnienia z apki
Gdzie można użyć akcji:
Workflow
Parametry:
Id pliku (typ: tekst): ID pliku Office 365, który ma dostać uprawnienia
0 Komentarze